Klacht- en geschillenregeling Galatea Advocaten

(versie 2018)

Op grond van regel 6.28 van de Verordening op de advocatuur zijn advocaten verplicht tot het in plaatshebben van een klacht- en geschillenregeling. Klachten worden zoveel mogelijk in onderling overleg met de cliënt opgelost. Indien een oplossing niet mogelijk is kan de cliënt een klacht neerleggen bij de deken van de Orde van Advocaten in het arrondissement waar de advocaat van Galatea gevestigd is (zie briefpapier en/of website).

• Artikel 1. Begripsbepalingen
  In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:
  • Klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
  • Klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
  • Klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht.
• Artikel 2. Toepassingsbereik
  1. Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen Galatea en de cliënt.
  2. Iedere advocaat van Galatea draagt zorg voor klachtafhandeling conform de kantoorklachtenregeling.
• Artikel 3. Doelstellingen
  Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:
  1. het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
  2. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
  3. behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
  4. medewerkers te trainen in cliëntgericht reageren op klachten;
  5. verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.
• Artikel 4. Informatie bij aanvang dienstverlening
  1. Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt. De advocaat wijst de cliënt voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
  2. Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost worden voorgelegd aan arbitrage.
• Artikel 5. Interne klachtprocedure
  1. Indien een cliënt het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de cliënt en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid gesteld een toelichting te geven op de klacht.
  2. Degene over wie is geklaagd tracht samen met de klager tot een oplossing te komen.
  3. De klacht wordt binnen vier weken na ontvangst van de klacht afgehandeld of er wordt met opgave van redenen mededeling aan de klager gedaan over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.
  4. De klager wordt schriftelijk op de hoogte gesteld van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
  5. Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager en degene over wie is geklaagd het oordeel over de gegrondheid van de klacht.
• Artikel 6. Geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling
  1. Bij de klachtbehandeling wordt de geheimhouding in acht genomen.
  2. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.
• Artikel 7. Klachtregistratie
  1. De klacht wordt geregistreerd met daarbij het klachtonderwerp.
  2. Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.
  3. Een klachtdossier wordt bijgehouden.